「就業規則を変更したいけれど、どのような手続きが必要なのかわからない」
「就業規則変更届には何を記載すればよいのか」
「変更した部分だけを労働基準監督署に提出すればよいのか」
就業規則の変更にあたって、このような疑問を持つ経営者や人事労務担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、労働基準監督官としての勤務経験を持つ社会保険労務士が、就業規則変更届の書き方や必要書類、提出方法、実務上の注意点についてわかりやすく解説します。
１ 就業規則変更届とは
就業規則変更届とは、会社が就業規則の内容を変更した際に、所轄の労働基準監督署長へ届け出るための書類です。
労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員を使用する使用者に対して、就業規則の作成・届出を義務付けています。
また、同条では、就業規則に定められた事項を変更した場合についても、同様に届出が必要であると規定しています。
例えば、次のような変更が考えられます。
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・始業・終業時刻や休日の変更
・賃金制度や手当の見直し
・退職・解雇に関する規定の変更
・休職制度の新設・見直し
・育児・介護休業に関する規定の変更
・服務規律や懲戒規定の見直し
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これらの変更については、内容に応じて就業規則の変更手続きを行う必要があります。
なお、就業規則を変更して労働基準監督署に届け出たからといって、その内容がすべて適法であると認められたことにはなりません。変更内容が法令に適合しているかについても、会社自身が確認する必要があります。
２ 就業規則変更届は何人以上の会社で必要？
就業規則の作成・届出義務が生じるのは、常時10人以上の従業員を使用する事業場です。
ここで注意したいのは、会社全体ではなく、事業場単位で人数を判断する点です。例えば、本社に8人、支店に6人の従業員が勤務している場合、それぞれが独立した事業場であれば、原則として各事業場には就業規則の作成・届出義務は生じません。
一方、1つの事業場に常時10人以上の従業員が勤務していれば、就業規則の作成・届出が必要です。また、従業員数の判断にあたっては、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含まれます。
3 就業規則変更届の提出に必要な書類
就業規則の変更を届け出る場合、次の書類が必要です。３点セットと呼ばれたりします。
（１）就業規則（変更）届
就業規則を変更したことを労働基準監督署に届け出る書類です。事業場の名称や所在地、使用者の氏名、変更事項などを記載します。
（２）従業員代表者の意見書
就業規則の変更にあたっては、労働基準法第90条に基づき、過半数労働組合または従業員の過半数を代表する者の意見を聴かなければなりません。届出の際には、その意見を記載した書面を添付する必要があります。
なお、意見聴取は、必ずしも従業員代表者の同意を得ることを意味するものではありません。反対であれば、反対である旨の意見を従業員代者が記載します。ただし、労働条件を不利益に変更する場合には、別途、労働契約法上の問題が生じる可能性があるため、慎重な検討が必要です。
変更内容が多い場合には、新旧対照表を作成すると、変更箇所を確認しやすくなります。
（３）変更後の就業規則がわかる書類
変更した内容を確認できる書類を提出します。
4 就業規則変更届の書き方
就業規則変更届には、一般的に次の事項を記載します。
• 届出年月日
• 所轄労働基準監督署長名
• 事業場の名称
• 事業場の所在地
• 使用者の職名・氏名
• 変更した事項
就業規則変更届には全国一律の法定様式が定められているわけではありませんが、労働局などが公開している参考様式を利用すると便利です。
5 就業規則変更届の提出方法
就業規則変更届は、主に次の方法で提出できます。
① 労働基準監督署の窓口に持参する
事業場を管轄する労働基準監督署の窓口へ、必要書類を持参する方法です。提出先は、事業場の所在地を管轄する労働基準監督署です。管轄は、下記のサイトで確認できます。
【厚生労働省：全国労働基準監督署の所在案内】
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/location.html
例えば、香川県丸亀市であれば、丸亀労働基準監督署への届出となります。
② 郵送する
就業規則変更届は郵送でも提出できます。受付済みの控えの返送を希望する場合は、２部提出し、返信用封筒も同封します。
③ 電子申請する
就業規則変更届は、電子申請にも対応しています。
e-Govなどの電子申請サービスを利用することで、労働基準監督署に出向かずに届出を行うことができます。
6 就業規則変更届はいつまでに提出する？
就業規則を変更した場合には、遅滞なく所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。「変更後30日以内」など、一律の日数が定められているわけではありません。
そのため、就業規則の変更手続きが完了した後は、速やかに届出を行うことが重要です。
また、就業規則を変更する際には、意見聴取や従業員への周知についても、適切な時期に実施する必要があります。
特に、賃金や労働時間など重要な労働条件を変更する場合には、変更の効力や適用開始日についても十分に検討しておきましょう。
7 元労働基準監督官が解説する実務上の注意点
就業規則の変更にあたっては、届出書の作成だけでなく、変更手続き全体が適切に行われているかを確認することが重要です。
① 従業員代表者を適切に選出する
過半数労働組合がない場合、従業員の過半数を代表する者から意見を聴取します。
この代表者については、使用者が一方的に指名するのではなく、投票や挙手などの適切な手続きによって選出する必要があります。
また、労働基準法第41条第2号に規定する管理監督者は、過半数代表者になることができません。
代表者の選出手続きが適切であったかについても、確認しておきましょう。
② 就業規則を変更したら従業員へ周知する
就業規則は、労働基準監督署に届け出るだけでなく、従業員に周知する必要があります。
労働基準法第106条では、就業規則などについて、従業員への周知義務を定めています。
周知の方法としては、次のようなものがあります。
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• 各作業場の見やすい場所に掲示する
• 従業員が確認できる場所に備え付ける
• 書面を従業員に交付する
• 法令上の要件を満たす電子的方法によって閲覧可能にする
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変更後の就業規則についても、従業員が内容を確認できる状態にしておくことが必要です。
8 就業規則変更届に関するよくある質問
Q1 就業規則を一部だけ変更した場合も届出が必要ですか？
常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則に定められた事項を一部変更した場合でも、原則として届出が必要です。
Q2 従業員代表者が変更に反対している場合は？
労働基準法第90条が求めているのは意見聴取であり、必ずしも同意ではありません。
もっとも、従業員に不利益となる変更については、就業規則変更の合理性などが問題になるため、慎重な対応が必要です。
Q3 就業規則変更届を提出しなかった場合は？
常時10人以上の従業員を使用する事業場で、必要な就業規則変更届を提出しなかった場合には、労働基準法第89条違反となり、同法第120条により30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。
9 まとめ
就業規則を変更する際には、変更内容の検討だけでなく、従業員代表者への意見聴取、労働基準監督署への届出、従業員への周知といった手続きを適切に行う必要があります。
また、法改正への対応や社内制度の見直しに伴って就業規則を変更する場合には、関連する規定との整合性についても確認することが重要です。
就業規則の変更届を提出したからといって、その内容がすべて適法になるわけではありません。
会社の実態と法令に適合した就業規則を整備することが、労務トラブルの予防につながります。
当事務所では、就業規則に関するご相談をはじめ、労務管理全般についてご相談を承っております。
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