企業の労務管理では、就業規則や労使協定の作成に目が向きがちですが、労務関係の書類や記録を適切に保存することも重要です。
労働基準監督署の調査では、賃金台帳や出勤簿、タイムカード、労働者名簿などの提出を求められることがあります。また、未払残業代などの労使トラブルが発生した場合には、会社が保存している労働時間や賃金に関する記録が重要な資料となります。
労働基準法では、労働者名簿や賃金台帳をはじめ、雇入れ、退職、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類について、一定期間保存することを使用者に義務付けています。
近年はクラウド勤怠システムなどを利用して電子データで保存する企業も増えていますが、「何を保存しなければならないのか」「何年間保存すればよいのか」「電子保存でも問題ないのか」など、実務上迷いやすいポイントもあります。
本記事では、労働基準法上の労務関係書類の保存義務について、保存対象となる書類、保存期間、保存期間の起算日、電子保存のポイントまで解説します。
１ 記録の保存義務とは
労働基準法第109条では、会社に対して、
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・労働者名簿
・賃金台帳
・雇入れに関する書類
・解雇に関する書類
・災害補償に関する書類
・賃金に関する書類
・その他労働関係に関する重要な書類
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を保存することを義務付けています。
例えば、出勤簿やタイムカードについて、「労働者名簿や賃金台帳ではないから保存しなくてもよい」と考えるのは適切ではありません。
出勤簿、タイムカード、始業・終業時刻の記録、残業申請書などについても、「その他労働関係に関する重要な書類」として保存義務の対象になります。
これらの記録は、日常的な労務管理だけではなく、労働基準監督署の調査や未払残業代をめぐるトラブルなどが発生した場合に、事実関係を確認するための重要な資料となります。
２ 保存義務の対象となる労務関係書類
代表的な保存対象と保存期間の起算日は、下記のとおりです。
（1）労働者名簿
労働者名簿は、原則として事業場ごとに作成しなければなりません。
氏名、生年月日、履歴、住所、雇入れ年月日、退職年月日などの事項を記載します。
保存期間の起算日：労働者の死亡、退職または解雇の日
（2）賃金台帳
賃金台帳についても、賃金を支払う都度、遅滞なく記入する必要があります。
賃金台帳には、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数、基本給や手当などの賃金額等を記載します。
保存期間の起算日：最後の記入をした日
（3）雇入れ・退職などに関する書類
例えば、次のような書類が対象になります。
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・雇入決定関係書類
・雇用契約書
・労働条件通知書
・履歴書
・身元引受書
・解雇決定関係書類
・解雇予告除外認定関係書類 など
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保存期間の起算日：労働者の退職または死亡の日
従業員が入社してから長期間勤務する場合でも、雇入れ時の書類を早期に廃棄しないよう注意が必要です。
（4）災害補償に関する書類
例えば、
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・診断書
・補償の支払いに関する書類
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などが該当します。
保存期間の起算日：災害補償を終えた日
（5）賃金その他労働関係に関する重要な書類
対象となる書類は幅広く、例えば次のようなものがあります。
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・賃金決定関係書類
・昇給、減給に関する書類
・出勤簿
・タイムカード
・始業、終業時刻に関する記録
・残業命令書、残業報告書
・労働者本人が記録した労働時間の報告書
・労使協定の協定書
・各種許認可書
・退職関係書類
・休職、出向関係書類 など
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保存期間の起算日：原則として、その書類の完結の日
３ 労務関係書類の保存期間は何年？
労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳その他の労働関係に関する重要な書類について、保存期間を5年間と規定しています。
ただし、現在は経過措置が設けられており、当分の間は3年間とされています。
したがって、現在の保存義務について実務上押さえておくべき期間は、原則として「3年間」です。
４ 出勤簿やタイムカードも保存が必要
実務上、特に注意したいのが、出勤簿やタイムカードなどの労働時間に関する記録です。
労働基準法第109条には「出勤簿」という言葉が直接記載されているわけではありませんが、厚生労働省は、出勤簿やタイムカード、始業・終業時刻の記録、残業命令書などについて、「その他労働関係に関する重要な書類」に該当するものとして示しています。
したがって、
「給与計算が終わったからタイムカードを処分する」
「勤怠システムを変更したので以前のデータを削除する」
といった運用には注意が必要です。
特に未払残業代をめぐるトラブルが生じた場合、労働時間を確認するうえで勤怠記録は非常に重要な資料になります。
システム変更や担当者変更の際にも、法定保存期間中のデータが失われないように管理する必要があります。
５ 労務関係書類は電子保存でもよい？
労働者名簿や賃金台帳などは、一定の要件を満たせば、紙ではなく電子データで作成・保存することも可能です。
パソコンなどで保存する場合について、法令上必要な事項を備えたうえで、
・画面上に表示できること
・必要に応じて印字できること
・労働基準監督官による臨検等の際、直ちに必要事項を明らかにして提出できること
・誤って消去されないこと
・長期間保存できること
などが必要とされています。
そのため、「クラウド上にデータが存在しているから大丈夫」というだけではなく、必要なときに閲覧・出力できる状態を維持することが重要です。
例えば、本社で複数の事業場のデータを一括管理する場合でも、必要に応じて事業場ごとのデータを取り出せるようにしておく必要があります。
また、バックアップ、アクセス権限の設定、退職した担当者しか操作方法を知らないといった事態を防ぐことなども、実務上検討しておきたいポイントです。
６ 保存義務に違反した場合
労働基準法第109条に違反した場合には、30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。
「保存期間を知らなかった」「担当者が誤って削除してしまった」といった場合でも、必要な記録が保存されていなければ問題になる可能性があります。
また、実務上は罰則だけを意識するのではなく、記録が存在しないことによる労務トラブル上のリスクにも注意が必要です。
例えば、未払残業代をめぐって従業員と会社の主張が食い違った場合、タイムカードや勤怠システムの記録、残業申請書などが残っていれば、客観的な事実関係を確認しやすくなります。
一方で必要な記録が残っていなければ、会社として事実関係を説明したり、従業員側の主張に反論したりすることが難しくなる場合があります。
そのため、記録保存は「法律上保存しなければならないから」というだけでなく、企業自身を守るための労務管理としても重要です。
７ 実務担当者が押さえておきたいポイント
労働基準法上の保存義務に対応するためには、単にデータや書類を残しておくだけではなく、会社として保存ルールを決めておくことが重要です。
例えば、
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・どの書類を保存するのか
・いつから保存期間を計算するのか
・何年間保存するのか
・紙と電子データのどちらで保存するのか
・誰が管理するのか
・システム変更時に過去データをどのように引き継ぐのか
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といった事項を整理しておくとよいでしょう。
特に注意したいのが、保存期間の起算日です。
単純に「作成日から3年間」と考えるのではなく、労働者名簿であれば退職等の日、賃金台帳であれば最後の記入日、一定の賃金関係記録については賃金支払期日など、それぞれ起算日が異なります。
保存期間だけではなく、「いつから数えるのか」まで確認しておくことが重要です。
８ まとめ
労働基準法では、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、タイムカードなどの労務関係書類について保存義務が定められています。
法律上の保存期間は5年間ですが、現在は経過措置により当分の間3年間とされています。
また、保存期間の起算日は書類によって異なるため、単純に「作成してから3年間」と考えないよう注意が必要です。
電子保存も可能ですが、必要なときに内容を確認し、出力・提出できる状態を維持しておくことが重要です。
これらの記録は、労働基準監督署の調査だけでなく、未払残業代などの労使トラブルが発生した際にも重要な資料となります。
「書類を作成して終わり」ではなく、どの書類を、いつから、何年間、どのように保存するのかという視点で、自社の労務管理体制を一度確認してみましょう。
凪社会保険労務士事務所では、就業規則の整備や労働時間管理など、企業の労務管理に関するご相談を承っています。
「自社の労務管理に問題がないか確認したい」「保存しておくべき書類を整理したい」といった場合は、お気軽にお問い合わせください。
